Освен на класическото хартиено досие, сравнително скоро бе въведената законова възможност за водене на електронно трудово досие. Тя е актуална и важна в контекста на масовите процеси по дигитализация в много сфери на обществения живот.
В трети епизод на видео поредицата „Право и безопасност при работа“ д-р Радостина Герасимова, експерт по здраве и безопасност в ЛОТ-КОНСУЛТ и Десислава Хълтъковаq адвокат – член на екипа на юридическата консултантска къща „ВЕЛИНОВ И ПАРТНЬОРИ“ разглеждат темата за трудовото досие и неговото съдържание.
Целта на видеорубриката е да информира българския работодател по достъпен начин за тънкостите в трудовото законодателство. Проектът включва серия кратки видеа, а експерти от двете компании отговарят на най-честите въпроси, които получават в своята практика.
Съгласно законовата дефиниция трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват всички документи (или заверени копия от тях) във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Работодателят е този, който е длъжен да създаде и поддържа трудово досие на работника или служителя, както и да предоставя достъп до същото /или определени документи от него/ при поискване от страна на контролните органи на ГИТ.
С документите от трудовото досие се удостоверяват факти, които са свързани с трудовото правоотношение на работника/служителя.
Важно е да се отбележи, че всички документи в трудовото досие на служителите следва да се съхраняват минимум 3 години, считано от датата на прекратяване на ТПО (доколкото това е давностният срок за предявяване на иск по трудов спор. За част от документите в трудовото досие е предвиден и по-дълъг нормативен срок за съхранението им – така например съгласно КСО, осигурителят (работодателят) е длъжен да съхранява за срок 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят следните документи:
- ведомости за заплати;
- трудови договори;
- заповеди за назначаване;
- допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване;
- заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година;
- заповеди за прекратяване на ТПО
Обичайно документите от трудовото досие се създават и съхраняват на хартия. Всички или само част от документите от трудовото досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи в електронно трудово досие при спазване на специална Наредба /Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя./ Трябва да се подчертае, че воденето на електронно досие е правна възможност, а не задължение на работодателя. Независимо от преминаването от хартиена към електронна форма на досие работодателят е длъжен: 1) да получава и приема документи на хартиен носител от работника или служителя; 2) да предоставя съответните документи на хартиен носител – при постъпило писмено искане от работник или служител.
Абсолютна предпоставка за преминаване към ел. обмен на документи от трудовото досие е постигането на писмено съгласие на двете страни по трудовото правоотношение да бъдат адресати на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение. Съгласието може да бъде дадено преди, едновременно с или след възникването на трудовото правоотношение.
Самите електронни изявления /ел. документи/, които страните обменят трябва да бъдат подписани с електронен подпис. По отношение на служителя това може да бъде обикновен, усъвършенстван или квалифициран ел. подпис, но по отношение на работодателя е въведено императивно изискване за подписване само с квалифициран ел. подпис.
Видът на ел. подпис, който ще използват служителите, както и видовете документи, които могат да се създават или съхраняват като електронни, трябва да бъдат определени в ПВТР.
Какви са документите от трудовото досие и техническите изисквания към системата на работодателя – вижте в цялото видео >>>
